Der Delegations-Workshop

Vom Erstgespräch bis zur Prüfung nach 90 Tagen.

Fünf Schritte für einen Use Case. Im Kern ein moderierter Workshop: Ihr Team legt fest, was KI übernimmt, wer prüft und wann gestoppt wird.

Der Ablauf

Fünf Schritte. Zwei davon mit Ausstieg.

Nach der Vorprüfung und nach 90 Tagen entscheiden Sie neu, ob es weitergeht. Passt Ihr Use Case nach der Vorprüfung nicht, zahlen Sie nur 690 €.

  1. 1

    Erstgespräch

    20 Min. · kostenlos

    Ein Use Case oder eine offene Frage. Wir analysieren ihn mit unserer Methode und sagen Ihnen, wie groß die Erfolgsaussichten für eine wirksame KI-Delegation sind. Auf Wunsch in Ihrem Jour fixe, mit dem Team.

  2. 2Die Vorprüfung

    Vorprüfung

    für alle · 690 €, im Workshoppreis enthalten

    Bedarf, Aufgabentyp, rechtliche Ausschlussgründe. Schriftliche Empfehlung, ob es weitergeht. Passt der Use Case nicht, zahlen Sie nur die Vorprüfung.

    • weiter zum Workshop
    • erst klären
    • nicht weiterverfolgen
  3. 3

    Delegations-Workshop

    4 Std. online oder 1 Tag vor Ort

    Ihr Team entscheidet, was KI übernimmt und wie geprüft wird. Fünf dokumentierte Ergebnisse.

  4. 4Außerhalb unseres Projekts

    Umsetzung

    gesondert, nicht Teil des Workshops

    Ihre IT oder Ihr Partner baut nach der AI Job Card.

  5. 5

    Prüfung nach 90 Tagen

    90 Tage nach dem Workshop · im Preis enthalten

    Entlastung, Kontrollaufwand, Fehler und nächste Schritte: anpassen, ausweiten oder stoppen.

Im Workshop

Sechs Arbeitsblöcke, moderiert von Saskia Dörr.

Ihr Team arbeitet am eigenen Use Case, nicht an Folien. Online in vier Stunden, vor Ort über einen Tag mit mehr Zeit für das Aufteilen und die AI Job Card.

  1. 1

    Use Case bestätigen

    Befund der Vorprüfung, gemeinsame Begriffe. Das Team bestätigt, dass es diese Aufgabe abgeben will.

  2. 2

    Reife prüfen

    Lassen sich Regeln und Ausnahmen aufschreiben? Sind die Daten nutzbar? Was kostet ein Fehler, den niemand bemerkt?

  3. 3

    Prüfkompetenz testen

    Drei bewusst fehlerhafte Ergebnisse gehen ins Team. Wer erkennt den Fehler? Daraus entstehen die Testfälle für die Umsetzung.

  4. 4

    Use Case aufteilen

    Arbeitsschritte einzeln betrachten: Was ist Informationsarbeit für KI, was bleibt Urteils- und Beziehungsarbeit im Team?

  5. 5

    AI Job Card schreiben

    Auftrag, rote Linien, Prüfpunkte, Stoppregeln und Verantwortliche für jeden Schritt.

  6. 6

    Entscheidung festhalten

    Eine von sechs Entscheidungen, begründet. Nächste Schritte mit Namen und Datum.

Die Kriterien dahinter beschreibt die KI-Delegationsdiagnose. Am Ende steht eine von sechs begründeten Entscheidungen.

Was Sie erhalten

Fünf Ergebnisse, mit denen Ihre IT weiterarbeitet.

Das bringen Sie mit

  • einen Use Case: eine wiederkehrende Aufgabe aus Ihrem Bereich
  • Kenntnis der heutigen Arbeitsschritte
  • die Menschen, die sie erledigen und verantworten

Welche Unterlagen helfen, etwa Beispiele, Zeitaufwände oder technische Rahmenbedingungen, stimmen wir nach dem Erstgespräch ab.

Das erhalten Sie

  1. DelegationsentscheidungEine von sechs Entscheidungen, mit Begründung, Grenzen und Voraussetzungen.
  2. SollablaufWelche Schritte KI übernimmt, welche Menschen, mit Rollen und Übergaben.
  3. AufsichtsregelnWer prüft was, wann ein Mensch eingreift und wann gestoppt wird.
  4. Business CaseDer erwartete Nutzen nach Kontroll- und Korrekturaufwand, als Annahme zum Prüfen.
  5. UmsetzungsspezifikationEine AI Job Card: der Steckbrief für Auftrag, Grenzen, Prüfung und Verantwortung.

Nicht enthalten: technische Umsetzung, Prompts und Rechtsberatung. Den Nutzen prüfen wir 90 Tage nach dem Workshop, statt ihn vorab zu versprechen.

Ein Beispiel

So sieht das Ergebnis für einen Use Case aus.

Im Workshop wird der wöchentliche Projektstatusbericht zugeschnitten: Sichten und Entwerfen übernimmt ein KI-Agent, Prüfen und Freigeben bleiben bei der Projektleitung.

Wöchentlicher Projektstatusbericht · Demonstrationsbeispiel

Heute

alles bei der Projektleitung

  1. 1 · Mensch

    Quellen sichten

    Tickets, Protokolle und Mails durchgehen.

    20 Min.

  2. 2 · Mensch

    Kennzahlen übertragen

    Zahlen in die Vorlage kopieren.

    15 Min.

  3. 3 · Mensch

    Bericht schreiben

    Status, Fortschritt, Risiken formulieren.

    20 Min.

  4. 4 · Mensch

    Bewerten und versenden

    Ampeln setzen, gegenlesen, verschicken.

    5 Min.

Nach der Umsetzung

im Workshop entworfen · Entscheidung: Zuschneiden

  1. 1 · KI-Agent · Fr 7:00

    Quellen sichten

    Liest die Quellen der Woche und erinnert vorher an fehlende Zuarbeit.

    –

  2. 2 · System, regelbasiert

    Kennzahlen übernehmen

    Zahlen kommen unverändert aus dem Projektsystem.

    –

  3. 3 · KI-Agent

    Entwurf schreiben

    Fehlen Quellen oder weicht eine Zahl um über 20 % ab: kein Entwurf, nur ein Hinweis.

    Stoppbedingung

    –

  4. 4 · Mensch

    Entwurf prüfen

    Liest den Entwurf und prüft Stichproben der Quellen.

    Prüfpunkt

    20 Min.

  5. 5 · Mensch

    Bewerten und freigeben

    Setzt Ampeln und Empfehlung, gibt frei, versendet.

    Freigabe

    10 Min.

Zeit der Projektleitung je Bericht

Heute60 Min.
Mit KI30 Min. weniger30 Min.

Jeden vierten Bericht schreibt die Projektleitung ohne KI, um prüffähig zu bleiben. Im Mittel sind das rund 22,5 Minuten weniger pro Woche.

  • Pünktlich: Der Entwurf liegt freitags vor Arbeitsbeginn bereit.
  • Erinnert: an fehlende Zuarbeit, schon am Donnerstag.
  • Belegt: Jede Aussage nennt ihre Quelle.

Annahmen: geschätzte Zeiten, ohne Einführungs- und Betriebsaufwand. Der Workshop entwirft den Ablauf, umgesetzt wird er danach von Ihrer IT oder Ihrem Partner.

Dazu der Steckbrief für den Agenten: die AI Job Card

Sie legt fest, was der Agent darf, wo seine roten Linien liegen, wer prüft und wann er anhält. Mehr zur AI Job Card → Weitere Beispiele: AI Job Cards aus der Praxis →

AI Job Card · Auszug

Demonstrationsbeispiel

Rolle und Auftrag
KI-Agent „Projektstatus“: legt jeden Freitag um 7 Uhr einen Entwurf des Statusberichts an.
Darf
Tickets, Protokolle und Projekt-Mails lesen · Kennzahlen aus dem Projektsystem übernehmen · Entwurf im Berichtsformat anlegen · an fehlende Zuarbeit erinnern
Darf nicht
Kennzahlen berechnen oder ändern · Ampeln setzen · Personen bewerten · den Bericht versenden
Prüfpunkt
Jeder Entwurf vor der Freigabe, dazu eine Stichprobe der Quellen.
Stoppbedingung
Fehlende Quelldaten oder mehr als 20 % Abweichung zur Vorwoche: kein Entwurf, Hinweis an die Projektleitung.
Verantwortlich
Projektleitung. Sie bewertet, gibt frei und versendet.
Kompetenz im Team
Jeden vierten Bericht schreibt die Projektleitung ohne KI.

Prüfung 90 Tage nach dem Workshop: Entlastung, Kontrollaufwand, Fehler

Auszug aus einer AI Job Card für den KI-Agenten „Projektstatus“ (Demonstrationsbeispiel).

Bringen Sie einen Use Case mit.

Zwanzig Minuten zu einer wiederkehrenden Aufgabe aus Ihrem Bereich. Wir analysieren den Use Case mit unserer Methode und sagen Ihnen, wie groß die Erfolgsaussichten für eine wirksame KI-Delegation sind.

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