Läuft KI bei Ihnen nebenbei mit? Sechs Fragen.

Zur Anregung

16 Aufgaben, die sich für eine Prüfung eignen.

Wiederkehrende Informationsarbeit, die sich ganz oder teilweise an KI delegieren lässt. Zu jedem Use Case steht die Art der Informationsarbeit und die Frage, an der sich entscheidet, ob die Delegation trägt. Die Arten erklärt die Seite Use Cases.

In fast jedem Team

• Nachbereiten

  Besprechungen nachbereiten

  Aus den Notizen einen Entwurf mit Entscheidungen und Aufgaben erstellen. Häufigkeit: nach jeder Besprechung.

  Woran es sich entscheidet: Wie wird bestätigt, dass Beschlüsse und Aufgaben richtig wiedergegeben sind?

• Nachbereiten

  Kundentermine nachbereiten

  Ergebnisse, Zusagen und offene Punkte nach einem Termin als Entwurf vorbereiten. Häufigkeit: nach Kundenterminen.

  Woran es sich entscheidet: Wie wird geprüft, dass nur zugesagt wird, was vereinbart ist?

• Entwerfen

  Kurzbriefings in die feste Vorlage bringen

  Aus Stichpunkten und Quellen einen Erstentwurf für ein Kurzbriefing in der Hausvorlage erstellen. Häufigkeit: wöchentlich oder monatlich.

  Woran es sich entscheidet: Wer ergänzt den Kontext, den nur das Team kennt, und gibt den Text frei?

• Finden

  Passende Angebote finden

  In langen, sich laufend ändernden Listen das Passende heraussuchen, etwa Weiterbildungen, Vorlagen oder frühere Antworten. Häufigkeit: mehrmals im Monat.

  Woran es sich entscheidet: Wer hält die Quellen aktuell, damit nichts Veraltetes gefunden wird?

• Verdichten

  Entscheidungsvorlagen vorbereiten

  Verteilte Informationen zu einer Vorlage für die Leitung verdichten. Häufigkeit: monatlich oder nach Bedarf.

  Woran es sich entscheidet: Wie werden Fakten, Annahmen und Empfehlung in der Vorlage auseinandergehalten?

• Abgleichen

  Regelwerke abgleichen

  Vorgaben und Nachweise gegenüberstellen und Lücken ausweisen. Häufigkeit: vor Freigaben oder bei Änderungen.

  Woran es sich entscheidet: Wie baut das Team weiter eigene Kompetenz zum aktuellen Regelwerk auf?

In Projekten

• Berichten

  Statusberichte vorbereiten

  Den wiederkehrenden Bericht aus Projektsystem, Protokollen und Mails entwerfen. Häufigkeit: wöchentlich oder zweiwöchentlich.

  Woran es sich entscheidet: Woher kommen Kennzahlen, die nicht fehlerhaft sein dürfen, und wer setzt die Ampeln?

• Berichten

  Abschlussberichte schreiben

  Ergebnisse, Abweichungen und Erkenntnisse eines Meilensteins als Entwurf dokumentieren. Häufigkeit: je Meilenstein.

  Woran es sich entscheidet: Wie werden Ergebnisse und Abnahmen belegt, bevor der Bericht entsteht?

• Verdichten

  Änderungsanträge vorbereiten

  Änderungen mit Folgen, Optionen und Risiken für die Entscheidung aufbereiten. Häufigkeit: nach Bedarf.

  Woran es sich entscheidet: Woher kommen das nötige Wissen und die Daten für Zeit, Budget und Risiko?

• Finden

  Neue Risiken aufspüren

  Protokolle und Mails nach Hinweisen auf neue Risiken durchsuchen und Einträge fürs Risikoregister vorschlagen. Häufigkeit: wöchentlich oder bei Änderungen.

  Woran es sich entscheidet: Wie bleibt die Bewertung der Risiken bei den Verantwortlichen?

• Verdichten

  Lessons Learned aufbereiten

  Erfahrungen aus einem Projekt verdichten und für Folgeprojekte nutzbar machen. Häufigkeit: je Phase oder zum Projektende.

  Woran es sich entscheidet: Wie werden offene Rückmeldungen genutzt, ohne Einzelne bloßzustellen?

• Entwerfen

  Go-live-Ankündigung entwerfen

  Inhalte, Änderungen und Supporthinweise eines Release als Entwurf zusammenstellen. Häufigkeit: je Release.

  Woran es sich entscheidet: Wie werden Einschränkungen und bekannte Risiken in der Ankündigung benannt?

Im Projektbüro und in der Steuerung

• Verdichten

  Sprint-Reviews zusammenfassen

  Gelieferte Ergebnisse und Erkenntnisse aus Board und Dokumenten zusammenführen. Häufigkeit: je Sprint.

  Woran es sich entscheidet: Gibt es eine eindeutige Datenbasis, zum Beispiel ein gepflegtes Kanban-Board?

• Abgleichen

  Quality Gate vorbereiten

  Prüfpunkte und Nachweise gegenüberstellen und offene Lücken für das Quality Gate ausweisen. Häufigkeit: je Quality Gate.

  Woran es sich entscheidet: Wie werden Lücken in den Nachweisen sichtbar, bevor am Gate entschieden wird?

• Berichten

  Programmstatus berichten

  Status, Risiken und nächste Schritte als Text für die Managementvorlage entwerfen. Häufigkeit: monatlich oder quartalsweise.

  Woran es sich entscheidet: Wie kommen geprüfte Kennzahlen und Ampeln in den Bericht?

• Berichten

  Soll-Ist-Bericht je Gesellschaft entwerfen

  Für die Dienstleister-Steuerung den monatlichen Soll-Ist-Vergleich kommentieren, mit Ampel und Abweichungen. Häufigkeit: monatlich.

  Woran es sich entscheidet: Rechnet ein regelbasiertes System die Zahlen, und wer legt die Schwellen fest?

Ob eine dieser Aufgaben bei Ihnen trägt, klären wir im Erstgespräch – zwanzig Minuten, kostenlos.